Los criterios para la inspección en materia de registro de jornada, ha sido marcada por la Dirección del Organismo Estatal de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a partir de la modificación del Estatuto de los Trabajadores establecida por el Real Decreto-ley 8/2019 y que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Las actuaciones que se sujetan a la interpretación del presente Criterio Técnico se refieren a los contratos de trabajo a jornada completa, sin perjuicio de lo que se señala más adelante respecto a los contratos a tiempo parcial.
Obligatoriedad del registro diario de jornada
El nuevo
apartado 9 del art.34 del ET establece que “la empresa garantizará el registro
diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y
finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin
perjuicio de la flexibilidad horaria” que se establece en el art.34.2 y 3 del
ET.
La interpretación literal del nuevo apartado permite afirmar que la llevanza del registro de jornada, no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber que deriva del término “garantizará”, esto es, con sujeción a la obligación de garantía de existencia de dicho registro, y no como una mera potestad del empleador.
Contenido del registro diario de jornada:
Hay que entender
que lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada
diariamente.
No se exige expresamente el registro de las interrupciones o
pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan
carácter de tiempo de trabajo efectivo.
La lectura que se haga del registro a la hora de determinar el posible
incumplimiento de determinados límites en materia de tiempo de trabajo deberá
hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el
ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.
En todo caso, sería conveniente que el registro utilizado en la empresa
ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. En caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que transcurre
entre la hora de inicio y la finalización de la jornada de trabajo registrada,
y es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así.
En este sentido,
la negociación colectiva o los
acuerdos de empresa
referidos a la organización y documentación del registro deben ser el
instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos
relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo
de trabajo.
El registro de
la jornada debe ser diario, no siendo aceptable para
la acreditación de su
cumplimiento la exhibición del horario general
de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados períodos, pues éstos se
formulan “ex ante” y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo
pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que
sólo se conocerán “ex post”
como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.
Registros que se mantienen vigentes:
El nuevo registro
diario de jornada no enerva los registros ya establecidos, que se mantienen vigentes:
- El
registro diario de los contratos a tiempo parcial del art.12.4 c) del ET
- El registro de horas extraordinarias del
art.35.5 del ET. Si bien el registro diario de jornada y el registro de horas
extraordinarias, constituyen obligaciones legales independientes y compatibles,
también se debe considerar que el registro diario de
jornada puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la
obligación de registro de horas extraordinarias, sin perjuicio de
que, en caso de realización de horas extraordinarias operen las obligaciones
adicionales establecidas en su normativa específica.
- Los
registros de horas de trabajo y descanso contenidos en el Real Decreto
1561/1995 sobre trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y
trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el
transporte ferroviario.
- Los
registros de jornada en los desplazamientos transnacionales del art.6 de la Ley
45/1999 en la redacción efectuada por el RD ley 9/2017.
Conservación del registro diario de jornada
La empresa conservará
los registros diarios de jornada durante
4 años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus
representantes legales y de la Inspección de trabajo y Seguridad Social.
La norma no establece el modo de conservación de los registros, por lo que debe entenderse válido cualquier medio, siempre que el mismo garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente.
La sentencia del
TJUE, de 14 de mayo de 2019, señala que el sistema implantado debe ser accesible.
Al no
establecerlo las normas, esta conservación de los registros diarios no
implica la totalización de los mismos, tal y como sí se establece en el caso de contratos a tiempo
parcial y para el cumplimiento de las obligaciones en caso de realización de
horas extraordinarias.
El hecho de que
los registros deban estar a disposición de los trabajadores y sus
representantes implica necesariamente que los mismos deban
estar o ser accesibles desde el centro de trabajo en que se encuentran las personas trabajadoras
o sus representantes.
En el caso de
que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato
papel, a efectos de su
conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos
originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías.
Ante la ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, debe interpretarse que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo que, así lo dispongan un convenio colectivo o exista pacto expreso en contrario, ni debe entregarse acada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.
Organización y documentación del registro diario de jornada
La forma de organización y documentación del
registro, será la que se determine
mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa, o, en su defecto decisión
del empresario previa
consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
No obstante, la
existencia y obligación del registro diario no se hace depender de que
haya una previsión o regulación concreta en negociación colectiva o acuerdo de
empresa, siendo exigible en todo caso.
En cualquier
caso, deber ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad,
veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección
de datos.
Compete a la
Inspección no solo verificar la existencia de un registro de jornada, sino
también que su forma de organización y documentación ha ido precedida del
correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación
de los trabajadores, aspecto este que podrá ser objeto de
comprobación a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de
negociación.
Régimen sancionador
La transgresión de las obligaciones en materia de registro
de jornada se tipifica como infracción grave. El inicio de procedimiento
sancionador por el incumplimiento de la obligación de registro diario de
jornada es posible desde el 12 de mayo de 2019.
El registro es un medio que
garantiza y facilita el control del cumplimiento de la normativa, pero no es el
único. Si
hubiese certeza de que se cumple la normativa en materia de tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de jornada de
trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, podría
sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un
requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar
el registro diario de la jornada de trabajo.
Otras cuestiones
Queda
sin efecto la Instrucción 1/2017, complementaria de la Instrucción 3/2016, sobre intensificación del control en materia de tiempo de
trabajo y de horas extraordinarias, y esta última en relación con los criterios
interpretativos de la misma referidos exclusivamente al registro de la jornada
de trabajo, en lo que se
opongan a este criterio técnico.
